בלוג

הכל מה שחשוב לדעת על מכתב סיום העסקה לעובד שהתפטר

מה עושה עובד כשמגלה שאין עתיד בחברה? נכון, הוא מתפטר. לא מדובר ביומיום הארגוני – לפעמים זה קורה כי פשוט לא מסתדרים עם הבוס, לפעמים כי הוא מצא עבודה חדשה שמלהיבה אותו יותר, ולפעמים כי קיבל הצעת עבודה שלא ניתן לסרב לה. מהשנייה שבה העובד מודיע על החלטתו ועד למכתב סיום העסקה, הדרך רצופה במנעד של רגשות, שאלות ומחשבות. אם כך, מהו בעצם המכתב הזה ואיזה מידע חיוני צריך לכלול בו?

מדוע מכתב סיום העסקה הוא דבר כל כך חשוב?

מכתב סיום העסקה הוא כמו מבחן הסיום שכל אחד מאיתנו היה רוצה לעבור. הוא מהווה לא רק אישור סופי על סיום ההתקשרות של העובד עם החברה, אלא גם מסמך מעשי שיכלול את כל הפרטים הנדרשים. עם שזה ביד, אפשר לנשום לרווחה. הנה כמה סיבות למה חשוב להכין אותו:

• מניעת אי הבנות: כאשר יש מסמך רשמי, קל להימנע מבעיות בהמשך.
• תיעוד מסודר: מי יזכור להחזיר את מפתח המשרד אחרי חודש? זה מוסדר בצורה מסודרת.
• הגנה על שני הצדדים: מסמך מסודר רושם את החובות והזכויות של כל צד.

אז מה בעצם לכתוב במכתב?

כאשר מכינים מכתב סיום העסקה, חשוב לכלול את הפרטים הבאים:

• פרטי העובד: מי הוא, מה תפקידו ומה תאריך סיום ההעסקה.
• תאריך הפסקת העבודה: ככה שכל בן אדם בשר ודם ידע מתי זה קורה.
• הזכאות להפקדת השכר האחרון: החובה הכספית לא נעלמת, ודאי שזה כולל את כל ההטבות.
• דרכי יצירת קשר בעתיד: שלא תשכחו מהעובד הבא שיישב בשולחן שלכם.

האם אנחנו חייבים לתת המלצה?

בהחלט! לא חייבים לציין מיהו העובד, אבל כדאי לפקוח עין על הקורות חיים שלו. אם עבדת עם מישהו במשך תקופה מסוימת ועבד בשלמות, אז מתגמלים אותו בהמלצה. הכוח של מכתבי ההמלצה הוא בלתי ניתן לערעור.

מה קורה אם העובד לא רוצה לקבל את המכתב?

ובכן, במקרה כזה חשוב לספק מסמך כתוב, גם אם העובד מתנגד. זה לא עניין של "תשמע, אני לא רוצה את זה", זה עניין של חוקיות. אם הוא מתעקש, תוכל לשלוח אותו בדוא"ל. מי יודע, הוא עשוי לשנות את דעתו ולבקש את התיעוד.

אילו טעויות נפוצות יש להימנע מהן?

• חוסר בהירות: להיות בקשר עם העובד ולהבין מה נוגע למניע ההחלטה שלו.
• חוסר תיעוד: צילום המכתב הכתוב הוא הדרך הבטוחה להבטיח שכל הפרטים יישמרו.
• שמירה על טון מקצועי: במיוחד אם מסיים בשנאה, חשוב לשמור על טון אישי אך מקצועי.

רי, האם זה עונה על כל השאלות?

• ש: מי צריך לחתום על המכתב?
  ת: רק המנהל ישאיר את החתימה. עובד לא חייב.
• ש: מתי יש לשלוח את המכתב?
  ת: מיד לאחר קבלת ההודעה על ההתפטרות.
• ש: איך אני מתמודד אם העובד כועס?
  ת: שיחה כנה עם הקשבה תסייע.
• ש: האם המכתב מחייב אותי להמליץ?
  ת: לא, אבל זה דבר ראוי.

מסקנה? מכתב סיום העסקה הוא לא סתם מסמך טכני, אלא כלי חשוב שמנחה את תהליך הפרידה בין העובד למעסיק. לא לשכוח, כל מכתב הוא הזדמנות להוסיף נופך אישי. כך, יהפוך הסיום למשהו חווייתי ונעים, ולא רק לשגרת העבודה שנגמרת. כל מכתב הוא סיכוי ליצירת קשרים חדשים, גם אם זה בפן המקצועי בלבד.